优秀的项目经理一定会避开这12个项目管理误区!

Posted under 工程师职位 On By yang549582

不要让企业的项目成为不必要的混乱、不确定性和危害的牺牲品,这可能是由本文这些非常普遍的项目管理错误观念造成的。

每一个行业、职业和公司的发展和运营都有规可循。除此之外,还会有误区,项目管理领域也不例外。当项目越来越多,工作越来越繁忙,而且时间有限时,人们很容易就会盲目依赖于信念和直觉——甚至是那些你可能不知道的误区。

本文介绍12个最常见的项目管理误区。认识到这些项目管理错误观念并努力克服它们可能带来的挑战,对于确保项目是基于最佳实践而不是错误观念来计划、执行和完成是至关重要的。

过去一年的一些事件扰乱了各行各业的运营。结果,项目在没有引起任何注意的情况下就被打乱了,项目管理的每一个方面几乎都发生了一些变化。

无论是需要采用新工具还是新的合作方式,这些变化都可能在大多数人中激起极大的恐惧,但对实践和运营的改变,即使是出于暂时的需要而强加给企业,也并不总是坏事,因为表面看来令人不安的变化也会带来积极的结果。

交流过程和方式的改变将创造过去可能不存在的机会,为新的思维方式和工作方式打开了大门。俗话说“需要是发明之母”。在不可预见的变化中找到一线希望的关键在于保持一种适应的心态。要站在问题之上,在变化破坏了所期望的一切时,重新审视自己的思维方式。

项目管理专业人士是领导团队成功执行项目、降低风险、与相关方合作、解决问题以及其他许多事情的向导,但他们不是魔术师。项目经理不可能解决所有的问题,特别是当问题长期得不到解决的时候。对于项目经理、相关方和执行人来说,重要的是要认识到并接受何时该结束一项任务或者计划,而不是投入更多的资源去查找失败的原因。发现不可修复之处的关键在于早期发现和频繁沟通,尤其是当团队开展远程工作时。

通常认为客户知道他们需要什么,然而,更多的时候,他们只是知道自己希望达到的目标,而不了解到底需要什么,他们不知道他们的愿望清单有多么不现实,也不知道愿望清单的各个部分是多么的相互矛盾。当不可预见的变化使项目偏离轨道时,这一点尤其适用,就像过去一年中无数企业所经历的那样。

在这里,项目经理和他们的团队可以帮助评估项目和选项,缩减相关方的愿望清单,帮助确定满足相关方战略目标的新项目的目标。如果不考虑到变化因素对客户真正的预期需求的影响,一个项目会轻而易举的失去目标。

在过去一年里,变化太大了,导致对以往的项目管理方式提出了质疑。很多团队从办公室紧密合作转变为远程工作。沟通和资源配置发生了变化,相关方的需求和期望也发生了变化,以前的项目模板可能不再适用了。

向前看,不管以前的项目计划执行得有多好,将相同的方法、技术、工具、协作风格应用到类似的项目中并不能保证成功。有很多其他的内部或者外部因素可能会改变项目的结果,例如,时间、过程、人力、技术、文化或者其他差异。看似微小的变化可能会转化为未来的重大差距。每个项目应分别规划和执行;是的,以前项目的某些方面是可以应用的,但需要极限测试,并且只有在适当的时候才能加以应用。

尽管有相当多的项目管理专业人员接受过相应的培训,能够满足相关经验要求,但他们还是因人而异。无论两个项目管理专业人员在纸上表现得多么相似,每个人在实践中都会有不同的表现。他们的经验、愿景、领导能力,以及协作风格、方法、项目或者行业影响力将决定他们能提供什么,以及怎样处理任何给定的项目。即使是在一个组织或者职能小组内,每一位项目经理都应该针对项目接受评估,以确保他们能够满足项目相关方具体且不断变化的需求。

每一名项目经理都应该根据他们的教育和培训经历、项目管理方法进行评估。但经验并不能保证成功,缺乏经验也不意味着总是失败。有些项目需要经验丰富的项目经理,而有的项目则需要全新的视角,从新的角度来看待项目。

对于经验丰富的项目经理、相关方或者执行人来说,很难接受来自经验较少的项目经理的新方法,而这些新方法有时可能会为项目成功创造机会。好消息是,在充满不确定性和复杂性的时期,资深项目经理总是很受欢迎;在应对新冠肺炎疫情引发的挑战时,情况就是如此。

很多项目经理擅长解决冲突,但这并不意味着他们能解决所有冲突。项目经理通常必须与执行人沟通,以帮助解决涉及团队成员、相关方和项目经理本人的冲突。在这些情况下,需要外部帮助或者调解。解决冲突时,需要各方都愿意解决问题,如果各方都不配合,项目经理也无法创造奇迹。

范围变更是项目中的常见现象,并不一定意味着麻烦或者项目失败。事实上,根据行业、项目性质,项目复杂性或者其他因素,范围变更可能是预期的或者必要的事件。当变更频繁且出乎意料时,以及当范围变更后项目未来发展方向仍然不确定时,就会引起对范围变更的担忧。

最近,几乎所有企业都因这场疫情而经历了重大和频繁的范围变更。这些变更是不可避免的,但不一定会带来麻烦。相反,这为企业创造了一种暂停状态,去重新评估所有项目和活动。

技术是伟大的推动因素,但不是万能的。企业的人员、流程和策略必须能够与所实施的技术协同工作。很多时候,企业会被新技术所吸引,而忘记考虑其他重要因素。仓促选择的错误技术可能会给所有相关人员带来噩梦。在考虑替换旧系统或者引入新软件时,必须慢下来,要确保企业的上上下下都能有效地使用新技术。

这是一种常见的误解,有时是相关方、执行人、团队、供应商或者项目经理本身的误解。项目经理的职责是在项目的整个生命周期中起到督导、指导的作用,并利用来自公司其他领域的专家(SME)的知识来帮助执行项目。在这次疫情中,项目经理和其他职能小组专家不得不齐心协力应对相关变化,项目经理与领域专家密切合作的必要性变得非常现实。

信不信由你,很多项目都是在预算内按时完成的,但完全没有达到交付目标。尽管预算、及时交付和质量是项目管理的基石,但还有许多其他考虑因素。最终可交付成果、项目执行方式、相关方满意度、团队协作以及很多其他因素都对项目的成败有影响。重要的是要记住,随着内部和外部环境的变化,预算和时间表虽然很重要,但可能不是成功的主要试金石。最终,相关方的需求也会在整个项目中发生变化,并决定项目是否成功。

当相关方接受可交付成果并签字时,项目团队成员会认为项目已经完成了。事实是,如果不花时间回顾经验教训(任何项目都会有经验教训),项目就不算真正完成。团队成员可能会觉得学到的经验教训是重复性的学习和浪费时间,尤其是当他们只想继续新项目时,但项目的这部分工作对于帮助团队避免重蹈覆辙至关重要。在项目的这部分工作中,所有团队成员都应该参与,以减少错误,为未来的客户创造更多的价值。

作者:本文作者Moira Alexander是《领先还是落后:链接战略项目管理和思想领导力》的作者,并且是Lead-Her-Ship集团的创始人。她也是一名项目管理专业人士,是商业价格谈话节目“技术开讲”栏目的撰稿人和联合主持人。Moira曾在美国和加拿大从事了20多年的商业(IS&T)和项目管理工作。

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